Optymalizacja procesów biznesowych i redukcja kosztów w różnych obszarach to niezbędne kroki na drodze do sukcesu firmy. Istotnym obszarem, który generuje spore koszty w niemal każdej firmie, jest między innymi obieg dokumentów, a dokładniej mówiąc – ich drukowanie. Samemu może jednak być trudno rozpoznać ten problem, a tym bardziej ustalić, jak go wyeliminować.
Dlatego warto zapoznać się bliżej z taką usługą, jak audyt wewnętrzny w firmie pod kątem kosztów drukowania, a także ogółem kosztów administracyjnych. Poniżej wyjaśnimy, czym ten audyt dokładnie jest, jak przebiega, kto go wykonuje i co można dzięki niemu zyskać. Zapraszamy!
Na czym polega wewnętrzny audyt kosztów wydruku i do czego służy?
Tego typu audyt wewnętrzny w firmie przeprowadza się przede wszystkim po to, aby odkryć, na jakich aspektach się niepotrzebnie przepłacało i co można zmienić lub poprawić, aby ograniczyć koszty bez wpływania negatywnie na wydajność pracy. Chodzi o to, aby firma była dobrze naoliwioną maszyną, posiadającą dokładnie tyle urządzeń, materiałów i innych elementów, ile jest potrzebne.
W dużych firmach roczne koszty drukowania mogą wynosić kilkaset tysięcy złotych, a nawet okrągły milion. Składają się na nie między innymi papier, tusz oraz opłaty związane z serwisowaniem, wymianą lub zakupem nowych urządzeń. Oznacza to w praktyce, że eliminując problemy z na przykład zbyt dużą ilością drukarek czy niepotrzebnym marnowaniem tuszu (który przecież do tanich zasobów nie należy) można sporo oszczędzić.
Dbanie o optymalizację procesu drukowania jest warte uwagi nie tylko z racji na możliwość zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa, chociaż niewątpliwie jest to najważniejszy argument. Trzeba też pamiętać o tym, że marnotrawstwo tuszu, papieru, niepotrzebne gromadzenie sprzętu elektronicznego i inne tego rodzaju czynniki są niekorzystne dla środowiska naturalnego.
Firmy kładą z roku na rok coraz większy nacisk na ekologiczne działanie, niezależnie od branży, chociażby z racji na to, że oczekują tego od nich klienci. Dbanie o to, aby wykorzystywać tylko tyle zasobów, ile realnie jest potrzebne będzie więc miało pozytywny wpływ nie tylko na budżet firmy, ale również jej reputację.
Komu najlepiej powierzyć wykonywanie audytu wewnętrznego w firmie?
Żeby uzyskać optymalne efekty, audyt wewnętrzny w firmie powinien zostać przeprowadzony przez doświadczonych specjalistów, którzy pomogli już niejednemu przedsiębiorstwu w namierzeniu i wyeliminowaniu przyczyn wysokich kosztów drukowania.
Stawiając na usługodawcę, który cieszy się pozytywnymi opiniami w branży, takiego jak Euroimpex, można mieć pewność, że audyt zostanie przeprowadzony dokładnie i rzetelnie.