Wybór zewnętrznego usługodawcy, który zajmie się przechowywaniem naszych akt to opcja atrakcyjna dla wielu przedsiębiorstw. Co skłania je do powierzenia tego ważnego zadania zewnętrznej firmie? Dzisiaj wymieniamy najważniejsze zalety takiej współpracy.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Mówiąc o tym procesie nie da się nie wspomnieć o bezpieczeństwie. W końcu w naszych firmowych altach można znaleźć wiele danych, które nie powinny wydostać się na zewnątrz, W dużej mierze to dane osobowe naszych klientów i pracowników, ale nie tylko. Oprócz tego w grę wchodzą także różnego rodzaju firmowe sekrety i inne dane, którymi po prostu nie chcemy dzielić się z konkurencją i odbiorcami. Usługa przechowywania dokumentów jest tak zaplanowana, żebyśmy nie musieli być do tego zmuszeni. Wszystko dlatego, że akta przechowywane są w specjalnych obiektach. To, co je wyróżnia to:
- zaawansowane systemy bezpieczeństwa;
- dostęp tylko dla wybranych osób;
- świetne warunki, tzn. środowisko optymalnie dostosowane pod względem wilgotności i temperatury,
Wszystkie te kwestie sprawiają, że wybraną usługę można opisać jako przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO. W ten sposób sprawą zajmuje się firma Destroy&Recycling.
Magazynowanie dokumentów a oszczędność miejsca
Oczywiście bezpieczne przechowywanie dokumentów jest niezwykle ważne, ale nie ukrywajmy – z usług zewnętrznego podmiotu korzystamy także dla własnej wygody. Możliwość umieszczenia akt na zewnątrz oznacza, że oszczędzamy cenne miejsce i jesteśmy w stanie w ten sposób zaoszczędzić np. na wynajmie. Przechowywanie dokumentów ze specjalistami znacznie ułatwia także ewentualne przenosiny. nie musimy bowiem przeprowadzać się z naszymi zbiorami, czyli dodatkowo płacić ekipie przeprowadzkowej, martwić się o bezpieczeństwo akt oraz o to, żeby się nie zniszczyły.
Magazynowanie dokumentów z zewnętrznym podmiotem to jeszcze jedna bardzo ważna zaleta. Nie da się jej zamknąć w wartościach pieniężnych, bo wymyka się takiemu ujmowaniu w liczbach. Mowa o spokoju i poczuciu bezpieczeństwa, czyli sprawach podstawowych i jednocześnie bezcennych. Przechowywanie dokumentów z pomocą specjalistów pozwoli nam w spokoju realizować inne zadania i czuć się pewnie przez cały okres takiej współpracy. Co ciekawe, wszystkie te zalety są atrakcyjne dla firm, niezależnie od tego, w jakiej branży działają oraz czy są to małe, średnie czy duże przedsiębiorstwa.